Was beinhaltet eine vollständige und effektive Stundenkalkulation?

Viele Selbstständige machen denselben Fehler: Sie unterschätzen ihre tatsächlichen Kosten – und zahlen am Ende drauf. Gehörst Du auch dazu?

Und hast Du Dich schon einmal gefragt, was von Deinem Stundensatz am Ende wirklich übrig bleibt?

Viele Selbstständige und kleine Unternehmen setzen ihre Preise eher nach Bauchgefühl oder nach dem, was „am Markt üblich“ ist. Doch oft reicht das nicht aus, um langfristig profitabel zu arbeiten.

In einem früheren Blogbeitrag habe ich bereits darüber geschrieben, wie wichtig es ist, den eigenen Wert zu erkennen und die eigene Zeit nicht zu unterschätzen (Hier kannst Du ihn lesen).

Doch die Frage bleibt: Wie berechnet man einen realistischen Stundensatz, der alle Kosten und unproduktiven Zeiten berücksichtigt?

Ein häufiger Denkfehler: Der Stundensatz wird nur auf die tatsächlich geleistete Arbeitszeit berechnet – ohne all die Stunden für Akquise, Buchhaltung, Weiterbildung oder Krankheitsausfälle zu berücksichtigen. Dazu kommen versteckte Kosten wie Versicherungen, Steuern und Altersvorsorge. Das Ergebnis? Ein Stundensatz, der in der Realität viel zu niedrig ist.

In diesem Artikel erfährst Du, wie eine vollständige und realistische Stundenkalkulation aussieht, welche Faktoren Du unbedingt einrechnen solltest und wie Du Deinen eigenen Stundensatz korrekt berechnest – damit sich Deine Selbstständigkeit langfristig wirklich lohnt.

Eine realistische Stundenkalkulation berücksichtigt weit mehr als nur die direkte Arbeitszeit. Es geht darum, alle Faktoren einzubeziehen, die Deine Selbstständigkeit beeinflussen – von unproduktiven Zeiten über Fixkosten bis hin zu Rücklagen. Bevor wir uns die Berechnung im Detail anschauen, sehen wir uns an, welche grundlegenden Aspekte zu einer vollständigen Kalkulation gehören.

Lass uns im ersten Schritt herausfinden, wie viele Stunden Du überhaupt im Monat verkaufen kannst. Denn nicht jeder Monat ist gleich gut. Manchmal bist Du voll ausgelastet, manchmal hast Du weniger Aufträge und Buchungen. Und dann gibt es auch noch einige Zeiten im Jahr, in denen Du nicht arbeiten kannst oder willst.

Dabei kann es sich um Krankheitstage handeln, um eine Fortbildung oder ganz einfach um den Urlaub, den Du Dir schon lange mal gönnen wolltest. Hinzu kommen administrative Aufgaben, Buchhaltung und Controlling, Marketing und Akquise neuer Aufträge und Kund:innen sowie nicht abrechenbare Dienstleistungen.

Und natürlich solltest Du Dir auch mindestens ein paar Stunden im Monat Zeit nehmen, um Deine Unternehmensstrategie zu entwickeln, Deine Ziele zu definieren und zu überprüfen und Dein Team zu führen und zu schulen.

Davon ausgehend, dass Du Dich an zwei Tagen pro Woche erholen möchtest und auch keine Lust hast, an Feiertagen zu arbeiten, ergibt sich folgende Rechnung:

Nun haben wir im ersten Schritt ermittelt, wie viel Arbeitszeit Dir bei einem 8-Stunden-Tag zur Verfügung steht. Für das Jahr 2025 sind dies 216 Tage und 1.728 Arbeitsstunden.

Im nächsten Schritt ziehen wir die Zeit ab, die Du für die Erledigung Deiner administrativen und strategischen Aufgaben benötigst.

Wenn Dein Betrieb, Dein Institut, Deine Werkstatt oder Dein Laden richtig gut läuft, kannst Du also 883 Stunden pro Jahr verkaufen und in Rechnung stellen.

Und auch wenn Dein Unternehmen noch so gut ausgelastet ist, wird es immer wieder Ausfälle geben, weil Kund:innen kurzfristig absagen und Du die Termine nicht kurzfristig neu vergeben kannst, Du Dich in Deiner Zeitplanung verkalkuliert hast oder Dein Geschäft saisonalen Schwankungen unterliegt. Dabei sind die 20 % Ausfall, die ich oben eingerechnet habe, noch relativ gering angesetzt.

Natürlich kannst Du Deine Wochenarbeitszeit bei hoher Nachfrage erhöhen und Deinen Urlaub auf umsatzschwache Zeiten legen. So kannst Du ein paar Stunden mehr abrechnen. Aber für Deine Kalkulation sind 880 Stunden pro Jahr eine realistische Ausgangsbasis.

Das heißt im Klartext: Wir reden über knapp 74 Stunden pro Monat, die Du einsetzen kannst, um Umsatz zu generieren.

Ganz schön ernüchternd, oder? Dennoch ein ganz wichtiger Punkt, um Dir klarzumachen, wie wichtig es ist, seinen Stundensatz von Anfang an auf einer realistischen Basis zu berechnen.

Nachdem Du jetzt weißt, wie viele Stunden Dir pro Monat tatsächlich zur Verfügung stehen, um Umsatz zu erzielen und somit dafür zu sorgen, dass Du ein passendes Einkommen als Selbstständige:r hast, schauen wir uns jetzt zunächst Deine Ausgabenseite an.

Fixkosten sind der Teil der Gesamtkosten eines Unternehmens, der unabhängig von Auslastung, Auftragslage oder Beschäftigungsgrad in einem bestimmten Zeitraum konstant und (grundsätzlich) unveränderlich anfällt. Bei Fixkosten besteht typischerweise eine wiederkehrende Zahlungsverpflichtung. Fixkosten fallen in der Regel in regelmäßigen Abständen an, z.B. monatlich oder vierteljährlich.

Das bedeutet im Klartext: Egal, wie gut oder schlecht Dein Unternehmen gerade läuft – die Fixkosten sind unabhängig davon zu begleichen, wie viele Kund:innen aktuell tatsächlich behandelt oder bedient werden oder wie viele Reparaturaufträge Du gerade auf dem Tisch hast – selbst wenn Dein Unternehmen geschlossen ist.

Variable Kosten, auch Einzelkosten genannt, werden unmittelbar durch die Erbringung einer Leistung oder die Herstellung eines Produkts verursacht. Am einfachsten lässt sich der Begriff an einem alltäglichen Beispiel erklären. Wenn die Preise für Deine Rohstoffe oder für Leistungen, die Du zukaufen musst, ansteigen, dann steigen auch Deine variablen Kosten deutlich an.

Die einzelnen Kosten lassen sich wie folgt zuordnen:

Vielleicht denkst Du bisher: „Brauche ich wirklich Gewinn und Rücklagen“? Es geht mir doch ganz gut, mein Konto schreibt schwarze Zahlen oder eine schwarze Null und das reicht doch aus. Wirklich?

Spätestens seit dem Lockdown während der Corona-Epidemie sollte jedem Selbstständigen klar sein, dass es unvorhersehbare Situationen geben kann, die dazu führen, dass man von heute auf morgen ohne Umsatz dasteht. Die Fixkosten wie Personalkosten, Miete, Versicherungen, Beiträge etc. laufen weiter und müssen bezahlt werden, aber irgendwann stellt sich die Frage: wovon?

In meinem Blog-Beitrag: „Was bedeutet finanzielle Reichweite? Sicherheit für das Überleben Deiner Selbstständigkeit!“ habe ich ausführlich erläutert, dass die finanzielle Reichweite für Dich und Dein Business ein entscheidender Faktor für die Überlebensfähigkeit und den langfristigen Erfolg ist, vor allem in Zeiten der Krise. Sie beschreibt, wie lange Dein Unternehmen in der Lage ist, ohne neue Einnahmen zu überleben, indem es seine laufenden Kosten deckt.

Doch finanzielle Sicherheit bedeutet nicht nur, für Krisen gewappnet zu sein. Auch langfristiges Wachstum, Investitionen in Weiterbildung oder die Möglichkeit, strategische Entscheidungen ohne finanziellen Druck zu treffen, setzen Rücklagen und einen soliden Gewinn voraus. Ein Unternehmen, das nur seine Kosten deckt, bleibt in einer ständigen Überlebensspirale – anstatt sich weiterzuentwickeln und wirtschaftlich stabiler zu werden.

Deshalb ist es wichtig, nicht nur die laufenden Kosten zu kalkulieren, sondern auch bewusst Gewinn und Rücklagen einzuplanen. Denn nur so kannst Du Dein Unternehmen nachhaltig aufbauen und gleichzeitig Deine eigene finanzielle Zukunft absichern.

Ein weiterer wichtiger Aspekt einer vollständigen und effektiven Stundenkalkulation ist Dein eigenes Gehalt. Als Selbstständige:r solltest Du nicht nur Deine Betriebsausgaben decken, sondern Dir auch ein regelmäßiges und angemessenes Einkommen auszahlen – so wie es ein Unternehmen für seine Angestellten tut.

In meinem Blog-Beitrag „Selbstständigen-Gehalt: Warum es wichtig ist und wie Du es richtig berechnest“ habe ich ausführlich beschrieben, warum viele Selbstständige sich selbst zu wenig oder unregelmäßig Gehalt zahlen – oft aus Angst, dass sonst nicht genug Geld für andere Ausgaben bleibt. Doch genau das führt langfristig zu finanziellen Engpässen und Unsicherheiten.

Ein fester Unternehmerlohn sorgt nicht nur für finanzielle Stabilität, sondern hilft Dir auch dabei, realistische Preise für Deine Leistungen zu kalkulieren und ein nachhaltiges Geschäftsmodell aufzubauen. Denn wenn Du Dein eigenes Gehalt vernachlässigst, besteht die Gefahr, dass Dein Unternehmen zwar überlebt, aber nicht wirklich wächst – und Du Dich irgendwann in einem Hamsterrad aus Überarbeitung und finanzieller Unsicherheit wiederfindest.

Deshalb gehört ein angemessenes Selbstständigen-Gehalt von Anfang an in Deine Kalkulation – nicht als das, was übrig bleibt, sondern als fester Bestandteil Deiner Kostenstruktur.

Wie die Realität zeigt, gönnen sich nur wenige Selbstständige aus kleinen Unternehmen ein höheres Gehalt als Angestellte mit demselben Tätigkeitsbereich. Dass diese Selbstständigen trotzdem ihr eigenes Unternehmen führen, hat bei vielen mit ganz anderen Motiven zu tun als Geld, obwohl der Traum der finanziellen Freiheit auch eine Rolle spielt.

Dennoch: Zunächst einmal muss Dein Unternehmen für Dich sorgen. Du bist das wichtigste Teammitglied. Du gehst Risiken ein, trägst Verantwortung, bist innovativ, treibst das Unternehmen voran und arbeitest wahrscheinlich am härtesten.

Also „Butter bei die Fische“: Wie viel möchtest Du verdienen?

Welches Netto-Einkommen strebst Du an? Ich führe Dich jetzt Schritt für Schritt durch die einzelnen Posten, die Du bei Deiner Kalkulation berücksichtigen musst, um am Ende zu erkennen, wie hoch Dein monatlicher/jährlicher Umsatz sein muss, um Dein Wunschgehalt zu erzielen.

Natürlich ist jede Kalkulation und jede betriebliche Situation ein wenig anders, aber die einzelnen Positionen finden sich auch in Deiner Buchhaltung wieder, sodass Du sie später mit Deinen Zahlen anpassen kannst.

In meinem Beispiel gehe ich von einem Netto-Wunschgehalt von EUR 2.500 pro Monat aus.

Zunächst erstellen wir eine Übersicht über Deine betrieblichen Kosten. Diese Zahlen findest Du in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA), die Du regelmäßig (monatlich oder quartalsweise) von Deinem Steuerbüro erhältst (oder falls Du selbst buchst, Deinem Buchhaltungsprogramm entnehmen kannst). Am besten, Du nimmst Dir dafür die BWA per 31.12. des Vorjahres.

Nachdem ich Dir im Kapitel 1.3 erläutert habe, warum ich es für unerlässlich halte, eine Summe für Gewinn und Rücklagen von Anfang an einzukalkulieren, habe ich in meiner Beispielrechnung jeweils 10 % der Betriebsausgaben für Gewinn und Rücklagen veranschlagt.

Wenn Du ein Netto-Wunschgehalt von 2.500 Euro pro Monat hast, bedeutet das nicht, dass Dein Unternehmen nur diese Summe erwirtschaften muss. Steuern und private Vorsorge sind essenzielle Faktoren, die in Deine Kalkulation einfließen müssen, damit am Ende tatsächlich das gewünschte Nettoeinkommen übrig bleibt.

Zum einen musst Du die Einkommensteuer berücksichtigen, die je nach Gewinnhöhe schnell mehrere hundert Euro im Monat betragen kann. Hinzu kommt die Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung, womit sich Selbstständige entweder privat oder gesetzlich absichern müssen. Besonders die Rentenversicherung wird oft unterschätzt – doch wer hier nicht vorsorgt, riskiert finanzielle Engpässe im Alter.

Um also nach Steuern und Sozialversicherungen tatsächlich 2.500 Euro netto zur Verfügung zu haben, musst Du je nach individueller Steuer- und Abgabenlast eher von einem monatlichen Bruttogehalt von 4.000 bis 5.000 Euro ausgehen. Das zeigt, wie wichtig es ist, diese Posten nicht zu vergessen – sonst führt eine vermeintlich solide Kalkulation in der Praxis schnell zu finanziellen Engpässen.

Um Deine voraussichtliche Einkommensteuer zu berechnen, kannst Du z.B. den BMF-Steuerrechner nutzen. Falls bei Dir Kirchensteuer hinzuzurechnen ist, findest Du hier einen kostenfreien Online-Rechner.

Nun kennst Du alle relevanten Positionen, die erforderlich sind, um heraus zu finden, wie hoch Dein monatlicher Umsatz bzw. Dein Umsatz pro Stunde sein muss, damit Du Dein Wunscheinkommen von EUR 2.500 erzielst.

Es tut mir leid, aber jetzt wird es unbequem und Du musst Dich der Realität stellen:

Bist Du bereit, Deinen tatsächlichen Stundensatz zu akzeptieren?

Wie Du meiner Berechnung entnehmen kannst, benötigt die Selbstständige, für die ich diese Musterberechnung erstellt habe, einen monatlichen Netto-Umsatz (also abzüglich der Mehrwertsteuer) in Höhe von EUR 8.641, um nach Abzug aller relevanten Positionen auf ihr Wunschgehalt von EUR 2.500 zu kommen. Ganz schön heftig, oder?

Diese Zahl mag auf den ersten Blick abschreckend wirken, aber sie zeigt die Realität vieler Selbstständiger. Viele setzen ihre Preise zu niedrig an, weil sie nicht alle Kosten berücksichtigen – und wundern sich dann, warum am Monatsende nicht genug übrig bleibt.

Wenn wir von 883 verkaufbaren Stunden pro Jahr ausgehen, heißt dies im Klartext für Deinen Umsatz pro Stunde Folgendes:

Jahresumsatz EUR 103.676 geteilt durch 883 Stunden = Netto-Umsatz pro Stunde von EUR 117,41

Vielleicht denkst Du jetzt: „117 Euro pro Stunde? Das kann ich doch niemals verlangen!“ Aber genau hier liegt das Problem: Viele Selbstständige unterschätzen den Wert ihrer eigenen Leistung und vergleichen sich mit Angestelltengehältern – ohne zu bedenken, dass Angestellte weder ihre Sozialabgaben noch ihre Betriebskosten selbst tragen müssen. Sie tragen auch kein unternehmerisches Risiko!

Natürlich kann diese Rechnung für Dich ganz anders aussehen:

• Vielleicht sind die Betriebsausgaben bei Dir viel geringer oder
• Du zahlst weniger an Krankenkassenbeiträgen oder
• die Beiträge Deiner privaten Rentenversicherung liegen tiefer oder
• Du arbeitest Du mehr als 40 Stunden pro Woche oder
• Du benötigst weniger Zeit für administrative und unternehmerische Aufgaben?

Dann würde sich die Anzahl Deiner verkaufbaren Stunden erhöhen.

Natürlich kannst Du an manchen Stellen sparen, aber Vorsicht: Wer an der eigenen Altersvorsorge, am Versicherungsschutz oder am eigenen Gehalt spart, spart an der eigenen Zukunft. Ein Unternehmen, das nur existiert, aber nicht langfristig tragfähig ist, wird zur Dauerbelastung statt zur erfüllenden Selbstständigkeit.

Eine realistische Stundenkalkulation ist kein Luxus, sondern die Grundlage für eine erfolgreiche und nachhaltige Selbstständigkeit. Es geht nicht darum, den niedrigsten Preis am Markt anzubieten, sondern einen, der Deine Kosten deckt, Dein Einkommen sichert und Dir erlaubt, langfristig erfolgreich zu arbeiten – ohne finanzielle Engpässe oder Überlastung.

Wenn Du unsicher bist, ob Dein aktueller Stundensatz wirklich tragfähig ist, dann nimm Dir die Zeit, eine fundierte Berechnung durchzuführen. Denn nur so kannst Du strategische Entscheidungen treffen, Dein Business weiterentwickeln und Deine Selbstständigkeit mit Freude und Sicherheit führen. Es lohnt sich!