5 Gründe, warum Prozessoptimierung besser ist, als selbst und ständig zu arbeiten

Wie oft hast Du das Gefühl, die Zeit rennt Dir davon und Du kommst trotz endloser Arbeitsstunden kaum hinterher?

Vielen Selbstständigen und Unternehmer:innen geht es ähnlich: Sie glauben, dass noch mehr Arbeit die Lösung für volle Auftragsbücher oder organisatorisches Chaos ist. Doch das Gegenteil ist oft der Fall: Anstatt ständig bis spät in die Nacht zu arbeiten, lohnt es sich viel mehr, die eigenen Prozesse zu optimieren und bewusst auf ein gesundes Zeitmanagement zu achten.

Bei unserem letzten Unternehmer FreiRaum haben drei Teilnehmer:innen in der Eingangsrunde genau diese Problematik zur Sprache gebracht:

„Wie schaffe ich es, wieder zu meiner „normalen“ Arbeitszeit (10-12 Stunden täglich!) zurück zu kommen?“ oder

„Wie kann ich mehr Achtsamkeit in meinen Arbeitsalltag integrieren?“

Auf Basis dieser Fragestellungen haben wir Ideen gesammelt, die sich wunderbar in eine Strategie für mehr Effizienz und Achtsamkeit integrieren lassen.

⇒ Warum selbst und ständig nicht immer hilft:

Leider (oder Gott sei Dank) helfen extralange Arbeitstage nicht immer, Probleme im Unternehmen aus der Welt zu schaffen. Im Gegenteil! Wer immer nur länger arbeitet, statt Abläufe zu hinterfragen, verliert oft wertvolle Ressourcen – Zeit, Energie und letztlich auch Geld.

Kaum eine Aussage ist kostspieliger als: „Das haben wir doch schon immer so gemacht.“ Dennoch hört man diesen Satz in vielen Unternehmen – auch bei Solo-Selbstständigen – immer wieder. Er steht für die Ablehnung neuer Möglichkeiten und das Festhalten an Altbewährtem. Doch in Zeiten rasanter Veränderungen, besonders durch die Digitalisierung, kann dieser Stillstand zum echten Problem werden.

Oft stehen sich Selbstständige mit ihren eigenen Denkgewohnheiten im Weg. Sie halten an alten Prozessen fest, weil diese ihnen vertraut sind. Doch gerade hier liegt ein enormes Potenzial für Effizienzsteigerung: Welche Aufgaben lassen sich automatisieren, vereinfachen oder besser strukturieren? Wo entstehen durch unkoordinierte Abläufe unnötige Doppelarbeiten oder Verzögerungen?

Nach dem Motto „Don’t change a running system“ wird häufig übersehen, dass ein System zwar läuft – aber nicht unbedingt effizient. Statt im gewohnten Trott weiterzumachen, lohnt es sich, Abläufe bewusst zu analysieren und mit kleinen Optimierungen Zeitfresser zu eliminieren.

♥ Tipp aus dem Unternehmer FreiRaum:

Überlege Dir, an welchen Stellen Du „gesunden Egoismus“ walten lassen kannst. Eine bewusste Entscheidung für mehr Effizienz heißt oft auch, Aufgaben konsequenter abzulehnen oder zu delegieren, wenn sie nicht in Deinen Kernbereich fallen.

⇒ Warum selbst und ständig auf Dauer frustriert:

Stress und Burnout entstehen durch eine Vielzahl beruflicher und privater Faktoren. Dauerhafte lange Arbeitstage führen zu Erschöpfung, Gereiztheit und im schlimmsten Fall zu einem Burnout.

Gerade für Selbstständige ist die Belastung oft besonders hoch – sei es durch finanziellen Druck oder die hohe Verantwortung für das eigene Unternehmen.

Die Selbstbestimmung, die wir als Selbstständige so sehr schätzen, bringt gleichzeitig Herausforderungen mit sich. Eine unsichere Auftrags- und Finanzlage kann Existenzängste auslösen. In schwierigen Phasen steigt der Druck, jeden Auftrag anzunehmen, um keine Chancen zu verpassen – auch wenn das bedeutet, zu viele Projekte gleichzeitig zu stemmen.

Die Folge: hohe Arbeitsbelastung, permanenter Termin- und Abgabestress und das Gefühl, nur noch abzuarbeiten, statt mit Freude an den eigenen Projekten zu arbeiten.

Hinzu kommt, dass viele Selbstständige überwiegend oder ausschließlich allein arbeiten. Fehlender Austausch im Alltag und keine Unterstützung im Krankheitsfall erhöhen den Druck zusätzlich. Wer sich keine Pausen gönnt und keine klaren Grenzen setzt, riskiert langfristig nicht nur seine Gesundheit, sondern auch die eigene Motivation und Leistungsfähigkeit.

Doch wie lässt sich dieser Stress vermeiden? Ein bewusster Umgang mit Zeit, klare Prioritäten und eine realistische Planung sind der Schlüssel. Hier kommt die Prozessoptimierung ins Spiel: Wer seine Abläufe effizient gestaltet, reduziert unnötige Doppelarbeit, vermeidet Chaos und schafft mehr Freiraum – sowohl beruflich als auch privat.

♥ Tipp aus dem Unternehmer FreiRaum:

Achte darauf, Dir bewusst Zeit für Dich zu nehmen und diese auch fest in Deinen Terminkalender einzutragen: Sei es für Training, Yoga oder einfach einen Spaziergang. Wer mental ausgeglichen ist, arbeitet auch effektiver.

⇒ Warum selbst und ständig Fehler fördert:

Vom Leistungsträger zum Bremser: Wenn Du selbst einfache Routineaufgaben nur noch im Schneckentempo erledigst und eine Deadline nach der anderen reißt, liegt das oft nicht an fehlender Motivation – sondern an Überarbeitung. Kein Wunder: Wer ständig unter Strom steht und eine endlose To-do-Liste im Kopf jongliert, kann kaum noch klar denken.

Wahrscheinlich spürst Du selbst, dass Du müde, unkonzentriert und langsamer bist als sonst. Doch anstatt gegenzusteuern, setzt Dich dieses Wissen nur noch mehr unter Druck – ein echter Teufelskreis. Die Folge: Du wirst fahrig, machst Fehler, und immer mehr Arbeit bleibt liegen.

Doch es geht auch anders! In Schweden gilt es nicht als Zeichen von Fleiß, bis spätabends im Büro zu sitzen. Im Gegenteil: Wer regelmäßig Überstunden macht, wird gefragt, ob er seine Arbeit nicht schafft, Hilfe braucht oder ob er kein Privatleben hat.

Schon seit vielen Jahren gibt es dort nach 16 Uhr kaum noch Meetings, damit alle genug Zeit für Familie, Hobbys oder persönliche Verpflichtungen haben. Vorgesetzte gehen bewusst pünktlich nach Hause („Loud Leaving“), um zu signalisieren: Feierabend ist wichtig – und niemand muss länger bleiben, nur weil der Chef noch da ist.

Warum also nicht ein bisschen von dieser Mentalität übernehmen? Eine klare Struktur, feste Pausen und ein bewusster Umgang mit Deiner Arbeitszeit können nicht nur Deine Produktivität steigern, sondern auch die Qualität Deiner Arbeit und Deine Zufriedenheit langfristig verbessern.

♥ Tipp aus dem Unternehmer FreiRaum:

Hinterfrage Dich mal selbst: „Habe ich ein Hobby? – Und wenn nein, warum nicht?“ Wer nur arbeitet, dem fehlt oft ein Ausgleich, um auf neue Ideen zu kommen. Ein Hobby oder eine andere Beschäftigung neben dem Job fördern Kreativität und Achtsamkeit.

⇒ Warum selbst und ständig Dich ausbremst:

Wer ständig im Tagesgeschäft gefangen ist, hat kaum Zeit, sich mit strategischen Fragen zu beschäftigen. Doch genau das ist entscheidend: Als Selbstständige:r solltest Du nicht nur in Deinem Unternehmen, sondern auch an Deinem Unternehmen arbeiten. Wenn Du permanent unter Strom stehst und Dich in operativen Aufgaben verlierst, bleibt Dein Potenzial für Wachstum ungenutzt – einfach, weil Dir die Kapazität fehlt, neue Projekte oder Ideen anzugehen.

Doch wann entstehen die besten Ideen? Meistens nicht, wenn Du Dich bewusst an den Schreibtisch setzt, sondern in Momenten der Entspannung: unter der Dusche, beim Sport, auf einem Spaziergang oder im Urlaub. Genau dann, wenn Dein Kopf frei ist, siehst Du plötzlich klar, welche neue Dienstleistung Du anbieten könntest oder wie Du ein Problem löst, das Dich schon lange beschäftigt.

Doch wer ununterbrochen arbeitet, sieht irgendwann den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Unser Gehirn ist wie ein Muskel: Es muss regelmäßig pausieren, um zu regenerieren und leistungsfähig zu bleiben. Ohne Erholung wird es müde, träge und anfälliger für Fehler – Wachstum ist so kaum möglich.

Wie schaffst Du es also, Deine Arbeitsweise so zu gestalten, dass Du produktiv bist, ohne Dich auszubremsen? Die folgenden Tipps helfen Dir dabei, Prozesse zu optimieren und mehr Freiraum für echte Weiterentwicklung zu schaffen.

♥ Tipp aus dem Unternehmer FreiRaum:

Frage Dich: „Brauche ich für diese Aufgabe wirklich meine eigene Expertise oder kann ich sie abgeben?“ Disziplin beim Delegieren bedeutet, langfristig mehr Freiraum zu schaffen. Zu diesem Thema empfehle ich Dir meinen Blog-Beitrag: Warum Delegieren besser ist, als alles selbst zu machen

⇒ Warum selbst und ständig Deinen Fokus raubt:

Wenn Du Dich von einer endlosen To-do-Liste treiben lässt, arbeitest Du meist nur noch reaktiv – Du erledigst das, was dringend ist, aber nicht unbedingt das, was wirklich wichtig wäre. Statt strategisch zu denken, hangelst Du Dich von Aufgabe zu Aufgabe und machst nur das Nötigste.

Dabei ist es genau diese fehlende Fokussierung, die langfristig zum Problem wird. Denn unter Dauerstress bleibt kaum Zeit für unternehmerische Entwicklung: Marketingmaßnahmen werden halbherzig umgesetzt, der Teamaufbau stagniert, und neue Produktideen verschwinden in der Schublade.

Selbst und ständig zu arbeiten, vermittelt oft das Gefühl, viel zu schaffen – doch in Wahrheit arbeitest Du vor allem im Unternehmen, statt an Deinem Unternehmen. Wer sich nicht bewusst Zeit für strategische Themen nimmt, bleibt im Hamsterrad gefangen und bremst sein eigenes Wachstum aus.

Wie kannst Du Dich aus diesem Kreislauf befreien? Mit klaren Prioritäten, smarter Prozessoptimierung und einem bewussten Umgang mit Deiner Zeit. Denn wer weniger Überstunden macht, hat mehr Fokus auf das, was wirklich zählt.

♥ Tipp aus dem Unternehmer FreiRaum:

Bewusste Pausen (z.B. kurze Meditation, ein Spaziergang oder ein Kaffee in Ruhe) steigern die Konzentration und lassen Dich fokussierter an Deine Kernaufgaben gehen.

Statt noch mehr zu arbeiten, lohnt es sich, die eigenen Abläufe zu hinterfragen und schlanker zu gestalten. Prozessoptimierung führt nicht nur zu besserer Qualität und weniger Stress, sondern schafft auch Raum für Wachstum, Kreativität und persönliche Freiräume.

Die im Unternehmer FreiRaum gesammelten Ideen zu Zeitmanagement und Achtsamkeit – wie bewusste Auszeiten, feste Routinen und die Frage nach dem eigenen Hobby – lassen sich wunderbar in Dein Business integrieren. So kannst Du langfristig Überstunden reduzieren und mehr Freude an Deiner Selbstständigkeit haben.