Strategisch zum Erfolg: Ein tieferer Blick auf die Bausteine einer erfolgreichen Selbstständigkeit – Teil 5 Optimieren und aufräumen

In jedem Unternehmen sammeln sich mit der Zeit ineffiziente Prozesse, veraltete Arbeitsweisen und unnötige Materialien an. Demzufolge gehört auch das Aufräumen und das Verschlanken von Prozessen zu den Bausteinen für eine erfolgreiche Selbstständigkeit.

In meiner Mini-Blog-Serie habe ich Dir bisher folgende vier Bausteine vorgestellt:

• Der 1. Baustein waren die Vision, die Mission und die Werte Deines Unternehmens.
• Im 2. Baustein habe ich Dir aufgezeigt, wie Du Deine Strategie erarbeiten kannst.
• II 3. Baustein stand das Thema „Mitarbeiter:innen gewinnen und halten“ im Fokus und
• im 4. Baustein ging es darum, ins TUN zu kommen, also wie Du die Umsetzung der einzelnen Schritte zur Erreichung Deiner Ziele sicherstellen kannst.

Auch wenn Du es nicht sofort merkst oder realisierst: In jedem Unternehmen entsteht ständig „Müll“ im Sinne von überflüssigen Dingen und Informationen. Veraltete Kontaktdaten, überflüssige Tätigkeiten, störende Prozesse und so weiter – all das kostet Dich Geld, Zeit und Nerven.

Hier erfährst Du, warum kontinuierliche Optimierung und Aufräumarbeiten so wichtig sind und wie Du sie erfolgreich in Deinem Unternehmen umsetzen kannst.

Ich bin ein großer Fan von Michael Althoff und seinem Buch „The Lean Deal“, in dem er in seiner unnachahmlichen Art für jeden Selbstständigen verständlich erklärt, warum kontinuierliches Aufräumen innerhalb Deines Unternehmens soooo wichtig ist. Der nachfolgende Absatz beschreibt die Haltung von Michael Althoff und seinem Team:

„Verbessere Dein Leben um mindestens zwei Sekunden jeden Tag!“

Dies ist einer der Leitsätze im KAIZEN, der japanischen Version von LEAN: LEAN Thinking ist keine Religion oder ein Seminar, das man besuchen kann. LEAN Thinking beschreibt eine Denkweise, die das berufliche und das private Leben um ein Vielfaches verbessern kann. Dieses Denken fließt in alles ein, was wir tun.
Nur so können wir dem stets wachsenden Druck des Wettbewerbs standhalten und das Unternehmen fit für die Zukunft halten.

Für mich einer der wichtigsten Leitsätze in dem Buch und permanent gelebt durch Michael und sein Team lautet:

Beschuldige nie den Menschen, sondern immer nur den Prozess!

Dadurch, dass Du Dir mit Deinem Team regelmäßig Zeit zum Aufräumen nimmst, wird es Dir gelingen,

• ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu verbessern: Jeder Prozess hat Verbesserungspotenzial. Durch regelmäßiges Überprüfen und Aufräumen kannst Du Schwachstellen identifizieren und beseitigen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.
• Deine Produktivität zu erhöhen: Ein aufgeräumtes und gut organisiertes Arbeitsumfeld fördert die Effizienz und die Zufriedenheit Deiner Mitarbeiter:innen. Wenn alles seinen Platz hat und Prozesse reibungslos ablaufen, kann sich Dein Team auf seine Kernaufgaben konzentrieren.
• Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit Deines Unternehmens zu steigern: Ein Unternehmen, das kontinuierlich optimiert, ist besser auf Veränderungen vorbereitet. Du kannst schneller auf Marktveränderungen und Kundenbedürfnisse reagieren, wenn Deine Prozesse flexibel und schlank sind.

Regelmäßige Überprüfungen und Analysen sind essenziell, um die Leistung Deines Unternehmens auf einem hohen Niveau zu halten und kontinuierlich zu verbessern. Das heißt aber nicht, dass diese Aufgaben in Stress ausarten soll und Du jetzt gerade denkst: „Klar! Mein Arbeitstag hat ja jetzt schon 12 Stunden und mehr, dann nehme ich einfach noch die Nacht dazu“. Nein, es geht tatsächlich darum, Wege in der täglichen oder wöchentlichen Routine zu finden und durch kleine Stellschrauben dafür zu sorgen, dass Deine Abläufe und Prozesse angepasst und optimiert werden.

Einer meiner Kunden hat sich kürzlich in einem Workshop mit mir dazu Gedanken gemacht und schließlich entschieden, zukünftig die Werkstatt Freitags ab 15.00 Uhr zu schließen. Die verbleibende Arbeitszeit bis 17.00 Uhr wird jetzt dafür genutzt, gemeinsam aufzuräumen, zu putzen, Arbeitsplätze zu optimieren, fehlendes Werkzeug zu ersetzen, Bühnen zu warten, (Daten-)Müll zu entsorgen und und und…

Verschaffe Dir einen Überblick!

Was läuft gut und was nicht? Nimm Warnsignale ernst und hinterfrage alle Prozesse in Deinem Unternehmen. Welche alltäglichen Abläufe machen von Tag zu Tag Probleme? Nimm Beschwerden und Hinweise Deiner Mitarbeiter:innen sehr ernst und reagiere zeitnah auf diese. Welche Rückmeldungen erhältst Du von Kund:innen?

Sprich regelmäßig mit allen Beteiligten und notiere Dir deren häufig aufkommende Probleme und Fehler.

1. Sammle Daten und analysiere sie: Erfasse regelmäßig Daten zu Deinen Geschäftsprozessen. Nutze KPIs (Key Performance Indikators), um die Effizienz und Effektivität Deiner Abläufe zu messen. Analysiere diese Daten, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.
2. Hole Feedback ein: Befrage Dein Team und, wenn möglich, auch Deine Kund:innen zu den bestehenden Prozessen. Oft haben sie wertvolle Einblicke und Verbesserungsvorschläge, die Du nutzen kannst.

Weitere Anregungen dazu findest Du in meinem Blog-Beitrag: „Den blinden Flecken auf der Spur: 5 Anregungen, um Dein Unternehmen aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten“.

Um eine Kultur der ständigen Verbesserung in Deinem Unternehmen hinzubekommen, braucht es den ersten Schritt. Wie also kannst Du starten, um in Deinem Unternehmen aufzuräumen und Prozesse zu verbessern?

Ich möchte hier nochmal Michael Althoff zitieren, denn seine Art zu starten hat bereits viele Selbstständige inspiriert.

Nachdem ihm klar geworden ist, dass niemand aus seinem Team die Entscheidung treffen wollte, Dinge, die er als Eigentümer angeschafft hat, wegzuräumen oder wegzuwerfen, kam es zu folgender Vereinbarung:

„Wir benannten gemeinsam einen Dachbodenraum, der ohnehin nicht zur Produktions- bzw. Bürofläche hätte umfunktioniert werden können, liebevoll zum „Clutter-Room“ (dem Gerümpel-Raum) und legten fest, dass alle Dinge, die im Moment zum aktuellen Produktionsprozess nicht beitragen können und mehr als 20 Euro Wert darstellten, ohne weitere Sortierung einfach in diesen Raum abgelegt werden könnten.“

Welche Dynamik diese Vereinbarung innerhalb seines Teams und für sein Unternehmen ausgelöst hat, kannst Du im Buch „The Lean Deal“ lesen. Ein echtes Erlebnis ist es, an seiner täglichen Morgenrunde mit den Mitarbeitenden teilzunehmen. Jeden Morgen in der Zeit von 08:00 bis 08:30 Uhr trifft sich das gesamte Team im Morning Meeting, um Fehler zu analysieren, den Workflow zu optimieren, Systeme und Aufgaben zu definieren und Yellotools zu verbessern.

Gäste sind willkommen! Frag einfach mal bei Michael an, ob Du Dir das Morning Meeting mit Deinem Team mal anschauen darfst.

Wenn ich mit Kund:innen wichtige Prozesse analysiere, liebe ich es, jeden kleinen Schritt, der zum Prozess gehört, mit allen Beteiligten zu visualisieren. D.h. ich schreibe für jeden Schritt ein eigenes Moderationskärtchen und anschließend kleben wir die Schritte in der richtigen Reihenfolge auf. Dadurch, dass alle Prozessbeteiligten jetzt die Gelegenheit haben, den kompletten Prozess zu überblicken, werden oftmals Schwachstellen deutlich und die Erkenntnis: „Oh, wenn ich hier vorne …. tue (oder nicht tue), hat meine Kollegin in der Buchhaltung ja ein Problem“. Oder es stellt sich raus, dass manche Schritte doppelt und dreifach erfolgen, aber eben immer an einer anderen Stelle. Somit können alle Prozessbeteiligten gemeinsam Lösungen finden, um den Prozess so zu optimieren, dass er reibungslos alle Stationen durchläuft.

So oder ähnlich sieht das dann bei mir aus:

Hier ein paar weitere Anregungen, welche Methoden sich anbieten, um Verbesserungen in Deinem Unternehmen anzustoßen und zu etablieren:

• 5S-Methode einführen: Diese Methode aus Japan hilft, Arbeitsplätze zu organisieren und zu optimieren. Die fünf Schritte sind: Sortieren (Seiri), Systematisieren (Seiton), Säubern (Seiso), Standardisieren (Seiketsu) und Selbstdisziplin (Shitsuke).
• Kontinuierliche Weiterbildung: Sorge dafür, dass Deine Mitarbeiter:innen regelmäßig geschult werden und sich weiterbilden. Das fördert nicht nur ihre Fähigkeiten, sondern auch ihre Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen.
• KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess): Installiere einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, bei dem Du Dein Team ermutigst, Verbesserungsvorschläge einzubringen. Belohne und anerkenne diese Vorschläge, um eine Kultur der ständigen Verbesserung zu fördern.
• Digitale Tools nutzen: Setze auf digitale Tools und Softwarelösungen, um Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Projektmanagement-Tools, CRM-Systeme und Workflow-Management-Software können hier wertvolle Dienste leisten.
• Best Practices – lerne von Anderen: Erfolgreiche Strategien und Methoden lassen sich unter Berücksichtigung Deiner Gegebenheiten sicherlich auch bei Dir anwenden. Schau Dir an, was in anderen Unternehmen Deiner Branche schon gut funktioniert, frage Dein Netzwerk. Was in einem Bereich (und ggf. auch in ganz anderen Branchen) gut funktioniert, kann oft auch in anderen Bereichen angewendet werden.
• Regelmäßige Team-Meetings: Halte regelmäßige Meetings ab, um den Fortschritt zu überprüfen und neue Ideen zu diskutieren. Diese Meetings bieten eine Plattform für offene Kommunikation und den Austausch von Verbesserungsvorschlägen.

Kontinuierliche Optimierung und Aufräumarbeiten sind keine einmaligen Aufgaben, sondern sollten ein integraler Bestandteil Deiner Unternehmenskultur sein. Indem Du regelmäßig Prozesse überprüfst, Schwachstellen identifizierst und die Voraussetzungen für kontinuierliche Verbesserungen schaffst, schaffst Du eine Grundlage für nachhaltigen Erfolg. Nutze die oben genannten Tipps und Methoden, um Dein Unternehmen effizienter und produktiver zu gestalten. Also Ärmel hochkrempeln und los geht es.