Glossar für Selbstständige: Wichtige Begriffe rund um Finanzen und Controlling

Bei Selbstständigen liegt der Fokus oft auf dem täglichen Geschäft – Kundenakquise, Auftragsbearbeitung und Service stehen im Vordergrund. Doch um langfristig erfolgreich zu sein, ist ein grundlegendes Verständnis der eigenen Finanzen unerlässlich. Begriffe wie „Cashflow“, „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ oder „Return on Investment“ mögen kompliziert klingen, sind aber entscheidend, um den Überblick über die finanzielle Situation zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

In diesem Beitrag möchte ich Dir die wichtigsten Begriffe aus dem Bereich Finanzen und Controlling vorstellen. Dieser Überblick hilft Dir, Deine finanzielle Lage besser zu verstehen, Ausgaben und Einnahmen im Blick zu behalten und Dein Unternehmen strategisch zu steuern. Ob Du gerade erst startest oder schon länger selbstständig bist – diese Finanz-Grundlagen sind der Schlüssel, um nicht nur die kurzfristigen Ziele, sondern auch langfristigen Erfolg zu sichern.

Beträgt die Nutzungsdauer eines Gegenstands (amtlich: Wirtschaftsgut) den Du angeschafft hast (Maschine, Geräte, Möbel, usw.) mehr als ein Jahr und liegt kein geringwertiges Wirtschaftsgut vor, so ist der Gegenstand über den Zeitraum der amtlichen Nutzungsdauer abzuschreiben. Damit kannst Du nicht den gesamten Kaufpreis im Jahr der Anschaffung steuermindernd als Betriebsausgabe oder als Werbungskosten geltend machen, sondern nur den jährlichen Anteil, den der Gegenstand an Wert verliert.

Die Höhe des jährlichen Abschreibungsbetrags richtet sich nach der Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes und nach der gewählten oder gesetzlich vorgegebenen Abschreibungsmethode. Die Nutzungsdauer wird durch die Herausgabe einer amtlichen Abschreibungstabelle vom Bundesfinanzministerium bestimmt und zumeist alle zwei Jahre aktualisiert. Auch die zur Anwendung kommende Abschreibungsmethode (z.B. lineare Abschreibung, degressive Abschreibung) ist gesetzlich vorgeschrieben.

Anlagevermögen ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen und bezeichnet Vermögensgegenstände, die einem Unternehmen dauerhaft dienen. Das Anlagevermögen umfasst also alle Vermögensgegenstände, die ein Unternehmen langfristig hält, um mit ihnen Erträge zu erwirtschaften. Dazu gehört z.B. das Firmengebäude, die Maschinen in Deiner Werkstatt oder die Büroeinrichtung.

Je nach Beschaffenheit und Nutzung unterscheidet man aus kaufmännischer Sicht zwischen abnutzbarem und nicht abnutzbarem Anlagevermögen.

Unter nicht abnutzbarem Anlagevermögen versteht man Vermögensgegenstände, die nicht verschleißen oder veralten und deren Nutzungsdauer nicht begrenzt ist. Ein typisches Beispiel dafür ist Grundbesitz.

Abnutzbares Anlagevermögen hingegen beinhaltet Gegenstände, die sich mit der Zeit abnutzen bzw. veralten und deren Nutzungsdauer daher begrenzt ist. Maschinen, Gebäude oder Fahrzeuge sind klassische Beispiele hierfür.

Im Kontext der Buchhaltung bezieht sich der Begriff Aufwand auf alle finanziellen Mittel, die ein Unternehmen für seine betriebliche Tätigkeit ausgibt. Hierzu gehören etwa Personalkosten, Mieten oder der Einkauf von Materialien. Es ist wichtig zu verstehen, dass Aufwand und Kosten nicht dasselbe sind. Ein Beispiel für den Aufwand-Kosten-Unterschied wäre der Kauf eines Bürostuhls, der als Aufwand verbucht wird, während die Kosten über seine Nutzungsdauer als Abschreibung verbucht werden.

BWA steht für betriebswirtschaftliche Auswertung. Sie zeigt, ob Dein Unternehmen Gewinne oder Verluste macht. Selbstständige erhalten via BWA monatlich oder quartalsweise einen Überblick über Umsatz und Kosten sowie wichtige Finanzkennzahlen ihres Unternehmens. Damit ist die BWA eines der wichtigsten Controlling-Tools für Selbstständige.

Die Basis der BWA sind die Daten aus der Buchhaltung des abgelaufenen Monats oder Quartals. Die Erstellung der BWA wird mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware erstellt, entweder durch Dich selbst, wenn Du Deine Buchführung erledigst oder durch Deine:n Steuerberater:in.

Wie Du Deine BWA als Controllinginstrument nutzen kannst, habe ich in meinem Blogbeitrag: In 7 Schritten von der BWA zum Controlling-Instrument – mit kostenloser Vorlage ausführlich erläutert.

Die Bilanz ist zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung ein Teil des Jahresabschlusses. Sie bildet die buchhalterische Übersicht, die die Vermögenswerte, Schulden und das Eigenkapital eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag darstellt. Sie ist eine der Grundkomponenten des Jahresabschlusses und bietet eine Momentaufnahme der finanziellen Situation des Unternehmens.

Die Bilanz ist in zwei Hauptsektionen gegliedert: die Aktivseite (Aktiva) und die Passivseite (Passiva). Die Aktivseite listet alle Ressourcen und Vermögenswerte auf, die dem Unternehmen gehören, wie Bargeld, Vorräte und Anlagevermögen. Die Passivseite zeigt, wie diese Vermögenswerte finanziert sind, durch Schulden wie Kredite und Verbindlichkeiten sowie durch das Eigenkapital, das die Mittel umfasst, die von den Eigentümern des Unternehmens bereitgestellt und im Unternehmen belassen wurden.

Die Regeln zur Erstellung der Bilanz legt das Handelsgesetzbuch (HGB) fest. Ob die Erstellung einer Bilanz verpflichtend ist, hängt davon ab, wie hoch der Umsatz und der Gewinn sind und ob das Unternehmen in das Handelsregister eingetragen ist. Für die meisten Selbstständigen reicht bereits eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus. Freiberufler sind generell von der Erstellung einer Bilanz befreit.

Als Break-Even-Point oder Gewinnschwelle bezeichnet man die Absatzmenge, bei der die Umsätze und Kosten eines Produkts gleich hoch sind. Der Gewinn bzw. Verlust beträgt an dieser Stelle daher 0 €. Mithilfe des Break-Even-Points kann die Menge ermittelt werden, ab dem Gewinn erwirtschaftet wird.

Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) unterliegen alle Kaufleute der Buchführungspflicht. Buchführungspflichtige müssen ihren Jahresabschluss innerhalb bestimmter Fristen aufstellen und aufbewahren.

Selbstständige sind in der Regel Einzelkaufleute, für die folgende Regelung gilt:

Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, sind von der handelsrechtlichen Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars befreit (§ 241a Satz 1 HGB). Diese Werte gelten für alle ab 2024 liegenden Geschäftsjahre.

Unternehmer:innen und Freiberufliche Selbstständige, die nicht zur kaufmännischen Buchführung verpflichtet sind, weil sie nicht im Handelsregister eingetragen sind oder die steuerlichen Buchführungsgrenzen (siehe oben) nicht überschreiten, können ihren Gewinn mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Cashflow heißt übersetzt Geldfluss (Cash = Geld, Flow = Fluss) oder Kapitalfluss. Der Cashflow ist eine Kennzahl, welche die Wirtschaftlichkeit Deines Unternehmens widerspiegelt. Diese Kennzahl bezieht sich auf die Zahlungsströme innerhalb Deines Unternehmens. Vereinfacht gesagt, werden bei der Berechnung des Cashflows alle echten!!! (also solche, bei denen wirklich Geld fließt) Einzahlungen und Auszahlungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums miteinander verrechnet. Die Differenz, die sich daraus ergibt, ist der Cashflow.

Der Cashflow kann sowohl positiv als auch negativ sein. Meistens erfolgt die Ermittlung für ein Geschäftsjahr, es können aber auch andere Zeiträume betrachtet werden.

Mit dem Cashflow erhältst Du einen Überblick über Deine finanzielle Situation/Liquidität und kannst diese Kennzahl bestens für Deine Finanzplanung nutzen. Für Kredit- und Kapitalgeber ist der Cashflow ein wesentlicher Indikator für die wirtschaftliche Lage und Bonität eines Unternehmens.

Der Deckungsbeitrag (DB) bezeichnet in der Kosten- und Leistungsrechnung die Differenz zwischen den Erlösen und den variablen Kosten. Er gibt an, wie viel ein bestimmtes Produkt zur Deckung der Fixkosten beiträgt und kann beispielsweise dazu genutzt werden, die Absatzmenge, ab der das Unternehmen einen Gewinn erzielt, zu berechnen (Break-Even-Point).

Die doppelte Buchführung ist ein Buchhaltungssystem, bei dem jede Transaktion auf mindestens zwei Konten erfasst wird: einmal im Soll und einmal im Haben. Dies sorgt für eine klare und genaue Darstellung der Finanzlage eines Unternehmens. Jede Buchung hat also eine Gegenbuchung, wodurch die Richtigkeit der Buchführung leichter überprüft werden kann. Am Ende eines Geschäftsjahres wird eine Bilanz erstellt, die alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüberstellt.

Dieses System ist für größere Unternehmen und solche, die bilanzierungspflichtig sind, vorgeschrieben und bietet mehr Transparenz als die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die für die meisten Selbstständigen zum Tragen kommt.

Eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung für Selbstständige, die nicht bilanzierungspflichtig sind. Bei der EÜR werden lediglich die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben eines Jahres gegenübergestellt, um den Gewinn oder Verlust zu ermitteln.

Grundlage der EÜR ist das Einkommenssteuergesetz (§ 4 Abs. 3 EstG). Sie wird deshalb umgangssprachlich auch als „4/3-Rechnung“ bezeichnet.

Diese Methode wird häufig von Freiberuflern und Kleinunternehmern genutzt, die unter bestimmten Umsatz- und Gewinnschwellen bleiben. Wie hoch die Gewinnschwellen genau sind und für weitere, tiefgehendere Informationen empfehle ich Dir die Seite von Lexware: „Buchhaltung einfach sicher“.

Betriebswirtschaftlich betrachtet lässt sich an Deinem Ertrag messen, ob sich Deine Arbeit – sei es eine Dienstleistung oder die Herstellung eines Produkts – am Ende gelohnt hat. Nachdem Du alle Kosten wie Steuern und Produktionskosten abgezogen hast, zeigt Dir der Ertrag, was wirklich für Dich übrigbleibt.

Je höher der Ertrag, desto höher auch der Umsatz oder Gewinn eines Unternehmens. Der Ertrag weist daher auf, ob Dein Unternehmen am Ende des Jahres Gewinn oder Verlust macht, denn nur wenn der Ertrag höher ist als der Aufwand, macht das Unternehmen Gewinn.

Fixkosten sind Kosten, die unabhängig vom laufenden Betrieb anfallen. Im Gegenteil, sie fallen in derselben Höhe in regelmäßigen Intervallen unabhängig von der Auslastung, der Ausbringungsmenge oder dem Beschäftigungsgrad Deines Unternehmens an (z.B. monatlich, quartalsweise, jährlich) an.

Typische Fixkosten eines Unternehmens sind:

Abschreibungen auf Anlagevermögen
Zinszahlungen
Gehälter und Sozialversicherung
Mieten und Pachten
Versicherungen
Beiträge
Leasing-Raten
IT-Kosten
Lagerkosten
Strom, Gas und Wasser

Das bedeutet für Dich, egal wie gut oder schlecht Dein Unternehmen gerade läuft, in Deiner Planung solltest Du die Fixkosten auf jeden Fall in konstanter Höhe auf der Ausgabenseite berücksichtigen.

Forderungen sind Geldbeträge, die Du gegenüber Deinen Kund:innen für bereits erbrachte Leistungen oder verkaufte Waren geltend machst.

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern handelt es sich um selbstständig nutzbare, bewegliche und abnutzbare Gegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten max. 1.000 Euro betragen. Als abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens werden Gegenstände bezeichnet, die einer wirtschaftlichen oder technischen Abnutzung unterliegen und deren voraussichtliche Nutzungsdauer mindestens ein Jahr beträgt. Die gesetzliche Grundlage für die Bewertung eines Wirtschaftsguts ist in § 6 Abs. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) beschrieben.

Typische geringwertige Wirtschaftsgüter sind:

Telefone und Smartphones
Laptops und Tablets
Bildschirme
Bürostühle oder andere Kleinmöbel
Schreibtischlampen
Kaffeemaschinen
Werkzeug

Sachbezüge werden oftmals als Geldwerter Vorteil bezeichnet. Als Arbeitgeber hast Du die Möglichkeit, das Einkommen Deiner Mitarbeitenden um verschiedene Sachleistungen zu ergänzen – dazu zählen privat genutzte Firmenfahrzeuge, kostenlose Verpflegung oder eine frei verfügbare Unterkunft. Eine solche Sachleistung – ein sogenannter geldwerter Vorteil – ist fast immer steuerpflichtig.

Wenn mehr zu diesem Thema wissen willst, hier der Link zu einem Artikel, in dem erklärt wird, was als geldwerter Vorteil gilt, wie Du diesen richtig be- und verrechnest und was Du in puncto Steuer unbedingt beachten solltest.

Oft verwechselt, aber höchst entscheidend:

Was ist der Unterschied zwischen Gewinn und Umsatz?

Umsatz ist alles, was Du durch und mit Deiner Selbstständigkeit an Geld einnimmst. Davon bezahlst Du Deine Kosten, Steuern, Gebühren und was betrieblich sonst alles so anfällt. Was übrig bleibt, ist Dein Gewinn!

Demnach bezieht der Gewinn im Gegensatz zum Umsatz nicht nur die Einnahmen, sondern auch die Ausgaben Deines Betriebs mit ein. Um den Gewinn auszurechnen, werden alle Kosten von den Einnahmen abgezogen. Dazu zählen beispielsweise Personalkosten, Material- und Produktionskosten, aber auch Werbematerial, Webseiten des Unternehmens und Rechnungen von Lieferanten gehören in diesen Posten mit hinein. Die sich daraus ergebende Formel ist also

Gewinn = Umsatz – Kosten

Nach der Subtraktion bleibt eine Kennzahl übrig, die den tatsächlichen Betrag beziffert, mit dem Du weiter kalkulieren kannst. Ist diese Kennzahl im Minus, so spricht man von einem negativen Gewinn.

Die Abkürzung GuV steht in der buchhalterischen Sprache für Gewinn- und Verlustrechnung. Neben der Bilanz ist die GuV-Rechnung der zentrale Bestandteil eines unternehmerischen Jahresabschlusses, da die GuV das Jahresergebnis eines Unternehmens ausweist.

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist dann Teil des Jahresabschlusses, wenn Dein Unternehmen buchführungspflichtig ist. Diese Buchführungspflicht kann nach Handels- oder Steuerrecht entstehen. Beispielsweise ist ein Unternehmen, das einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb hat, buchführungspflichtig. Auch das Überschreiten bestimmter Umsatz- oder Gewinngrenzen kann zu steuerrechtlicher Buchführungspflicht führen.

Liegt keine Verpflichtung zur Buchführung vor, müssen Selbstständige dennoch den Gewinn ihres Unternehmens für steuerliche Zwecke ermitteln. Dies kann dann aber über eine vereinfachte Gewinnermittlung in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG erfolgen.

Eine Bilanz, die nach den Vorschriften des Handelsrechts aufgestellt wird und das Unternehmen nach außen repräsentiert.

Herstellkosten sind diejenigen Kosten, die in einem Unternehmen für die Herstellung von Produkten entstehen. Im betrieblichen Rechnungswesen dienen sie als Grundlage für die Kalkulation von Verkaufspreisen und die Berechnung von Deckungsbeiträgen.

Durch eine Bestandsaufnahme, genannt Inventur, werden alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten eines Unternehmens jährlich gewogen, gezählt und erfasst. Das Resultat der Inventur ist das Inventar, welches als Grundlage für die Bilanz herangezogen wird. Gemäß §§ 240 Abs. 1, 2, 242 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann (§ 1 HGB) verpflichtet, ein Verzeichnis (Inventar) seines physischen Vermögens (Inventur) und seiner Verbindlichkeiten zu führen.

Als Selbstständige:r ist es für Dich wichtig, alle Deine Kosten im Blick zu behalten und rechnerisch für eine bestimmte Periode darstellen zu können. Diesen Zweck erfüllt die Istkostenrechnung, die vergangenheitsbezogen ist, da sie letztlich nur zeigt, welche Kosten rückwirkend tatsächlich angefallen sind.

Dabei erfüllen die Informationen, die Du den Istkosten entnehmen kannst, mehrere Funktionen:

• Kontrolle der Wirtschaftlichkeit Deines Unternehmens
• Preiskontrolle bzw. Nachkalkulation von Produkten und Leistungen

Die Istkostenrechnung ist ein Teil der Kosten- und Leistungsrechnung. Für Dich besteht keine gesetzliche Pflicht, eine Kosten- und Leistungsrechnung vorzunehmen. Da die Istkostenrechnung jedoch mit relativ geringem Aufwand verbunden ist und gute Hinweise liefert, empfehle ich Dir, sie regelmäßig mit Deinen Plankosten abzugleichen. Wie das funktioniert und wie Du mit wenigen Schritten einen regelmäßigen Soll-Ist-Abgleich erstellen kannst, habe ich in meinem Blog-Beitrag „In 7 Schritten von der BWA zum Controlling-Instrument – mit kostenloser Vorlage“ detailliert erklärt.

Als Jahresabschluss bezeichnet man eine Reihe von Dokumenten und Finanzberichten, die Selbstständige am Ende eines jeden Jahres erstellen. Ein Jahresabschluss gilt als sogenannte betriebswirtschaftliche Abschlussrechnung, schließt ein Unternehmensjahr also immer ab und gibt einen umfassenden Überblick über die finanzielle Leistung Deines Unternehmens in dem betreffenden Zeitraum.

Jahresabschlüsse umfassen bei größeren Unternehmen die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Kapitalflussrechnung und gegebenenfalls den Lagebericht. Bei Selbstständigen bis zu einem Umsatz von < 800.000 EUR oder einem Gewinn < 80.000 EUR reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Jahresabschluss aus.

Der Jahresabschluss dient sowohl der internen Kontrolle und Steuerung als auch der Rechenschaftslegung gegenüber Gläubigern, Investoren und der Öffentlichkeit und bietet die Möglichkeit, seine Finanzen zu analysieren und zu steuern.

In einem Kassenbuch werden alle Bargeldbewegungen eines Unternehmens erfasst. Hierzu gehören neben den Einnahmen und Betriebsausgaben auch Privateinlagen und -entnahmen. Das Kassenbuch muss die einzelnen Geschäftsvorfälle ausweisen. Hierzu sind die folgenden Informationen zu jedem Eintrag zu erfassen:

• Datum
• Betrag
• Betrag und Steuersatz vor Vor- bzw. Umsatzsteuer
• Belegnummer
• Zweck
• aktueller Kassenbestand

Eine elektronische Registrierkasse vereinfacht die Kassenbuchführung, da nicht mehr jede Bartransaktion manuell erfasst werden muss. Die Auswertungen der Registrierkasse über den jeweiligen Tag müssen gemeinsam mit den Zählprotokollen im Kassenbuch aufbewahrt werden.

Selbstständige, die buchführungspflichtig sind und die Umsatzsteuer abführen, müssen zwingend ein Kassenbuch führen. Kleinunternehmer zählen hierzu ebenso wenig wie Freiberufler, da sie nicht buchführungspflichtig sind. Dies bedeutet nicht, dass sie keinerlei Aufzeichnungen über Bartransaktionen führen müssen – lediglich die Form des Kassenbuchs ist dann nicht vorgeschrieben.

Eine Kennzahl ist eine Kombination mehrerer Dir bereits bekannter Zahlen Deines Unternehmens, wie etwa Umsatz, Gewinn, Personalkosten oder Eigenkapital. Diese Zahlen werden mittels Formeln miteinander in Relation gesetzt, um Erkenntnisse über die Unternehmensentwicklung zu erhalten. Sie dienen zudem, bei regelmäßiger Betrachtung als Frühwarnsystem. Gefährliche Entwicklungen können anhand der Kennzahlen häufig rechtzeitig erkannt werden.

Übrigens, manchmal können Dir die Kennzahlen auch unter dem Decknamen „KPI“ über den Weg laufen. KPI steht für Key Performance Indicators, zu Deutsch: Kennzahlen. 🙂

Leasing ist eine Finanzierungsmethode, die im Grunde ähnlich funktioniert wie ein Mietvertrag. Dabei wird ein Leasingobjekt von einem Leasinggeber finanziert und gegen Zahlung einer monatlichen Rate an einen Leasingnehmer bzw. Dich als Kund:in übergeben. Das Leasingobjekt verbleibt üblicherweise im Eigentum des Leasinggebers.

Im Gegensatz zu einem Mietvertrag wird in der Regel eine Anzahlung – die sogenannte Leasingsonderzahlung – als Einmalzahlung vom Leasingnehmer geleistet. Leasing-Angebote ohne Anzahlung sind ebenfalls möglich und insbesondere im Bereich Fahrzeugleasing gängige Praxis.

Über das Mahnwesen forderst Du als Selbstständige:r von Deinen Kunden das überfällige Geld ein, das sie Dir schulden.

Wenn ein Kunde nicht auf Deine freundliche Zahlungserinnerung reagiert, wirst Du in der Regel eine Mahnung schreiben, um mit mehr Nachdruck die geschuldete Summe einzufordern. Diesen Vorgang nennt man Mahnwesen.

Um überhaupt eine Mahnung ausstellen zu können, ist eine ordnungsgemäß erstellte Rechnung die Voraussetzung. Und Mahnungen sind wichtig, denn ein Gläubiger, der seine Schulden einige Wochen nicht bezahlt, erhält sozusagen einen zinslosen Kredit.

Seit dem Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen ist kein dreistufiges Mahnverfahren mehr erforderlich. d.h. Dein Kunde (und damit Dein Schuldner) gerät jetzt automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Du kannst durch ein festgelegtes Datum auf der Rechnung auch einen früheren Verzugsbeginn festsetzen. Der Rechnungsempfänger ist in Verzug, wenn der Fälligkeitstermin abläuft. Der Verzug ist allerdings nur dann gültig, wenn die in Rechnung gestellte Leistung vollständig und unstrittig erbracht ist.

Als die „Marge“ wird die Gewinnspanne bezeichnet, die sich bei Produkten oder Dienstleistungen zwischen der Differenz aus dem Herstellungs- oder Einkaufspreis und dem Verkaufspreis ergibt. Es handelt sich also um jenen Betrag, der als Gewinnaufschlag bei Dir verbleibt. Somit bildet sie also eine wichtige Grundlage für Deine Gewinnermittlung und betriebswirtschaftliche Auswertung.

Die Nutzungsdauer ist der Zeitraum zwischen der Inbetriebnahme eines Gegenstands aus dem Anlagevermögen und dem Ende der Nutzbarkeit. Vor allem letzteres ist der Grund, warum es zwei Arten von Nutzungsdauer gibt. Bei der technischen Nutzungsdauer kann sich der Zeitraum der Nutzung einer Maschine oder eines anderen Anlagegutes nämlich deutlich verlängern, solange die Maschine noch funktioniert. Sie arbeitet vielleicht nicht mehr optimal, leistet aber immer noch gute Dienste.

Das ist für die wirtschaftliche Nutzungsdauer aber nicht interessant. Diese endet ab dem Moment, wenn die Maschine nicht mehr den optimalen Einsatz im wirtschaftlichen Sinne erbringen kann. Dadurch entstehen bei der Abschreibung auch Situationen, dass eine Maschine eigentlich schon abgeschrieben ist, weil die vorgesehene Nutzungsdauer erreicht wurde, aber sie bleibt weiterhin im Betrieb und wird daher auch im Anlageverzeichnis geführt.

Die Planung der Umsätze und Kosten (Budgetierung) gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Unternehmenssteuerung. Nur wenn Du planst, erkennst Du Abweichungen. Nur wenn Du planst, weißt Du, wo die Reise hingehen soll.

Ohne die genaue Planung (Budget) sind wirklich fundierte Aussagen über die Entwicklung des Betriebes nicht möglich. Das muss man sich unbedingt vor Augen führen. Auch wenn klar ist, dass eine Planung nicht 100 % sicher sein kann, bietet sie jedoch deutlich mehr als das reine Bauchgefühl. Immerhin erkennst Du Abweichungen schneller und kannst somit schneller darauf reagieren. Du beschäftigst Dich durch die Erstellung eines Budgets frühzeitig mit der Zukunft des eigenen Unternehmens und erkennst im besten Falle Chancen und Risiken. Du bekommt einfach ein besseres Gefühl für die Zusammenhänge im Betrieb.

Im Gegensatz zu Angestellten beziehen Selbstständige kein festes Gehalt, das ihnen monatlich ausgezahlt wird. Dennoch hast Du laufende private Ausgaben, die gedeckt werden müssen.

Geld, Waren oder Leistungen, die Du aus dem Betriebsvermögen für Deinen Eigenbedarf entnimmst, stellen eine Privatentnahme dar.

Die naheliegendste Form einer Privatentnahme ist natürlich Geld – entweder Du entnimmst direkt Bargeld aus Deiner Unternehmenskasse oder überweist Dir Selbstständigengehalt. Weitere Formen der Privatentnahme stellen Warenentnahmen, Leistungsentnahmen oder Nutzungsentnahmen dar.

Warenentnahme heißt, Du übernimmst Ware aus Deinem Geschäft in den privaten Besitz. Als Kosmetikerin wären das beispielsweise alle Produkte, die Du über Dein Institut eingekauft hast und jetzt für den privaten Gebrauch mit nach Hause nimmst.

Leistungsentnahme meint, dass Du Dir als Friseur beispielsweise die Haare von einer angestellten Friseurin die Haare schneiden lässt.

Unter Nutzungsentnahme ist der Gebrauch von Gegenständen für private Zwecke zu verstehen, die zu Deinem Betrieb gehören. Die häufigsten Beispiele dafür sind die private Nutzung eines Firmenwagens, eines Smartphones oder eines Laptops.

Wichtig zu wissen: Die Privatentnahme ist keine Betriebsausgabe und darf den Gewinn Deines Unternehmens nicht schmälern, da sich sonst die Bemessungsgrundlage für zu zahlende Steuern ändern würde.

Das Profit-First-Prinzip, ist ein einfaches System, um mit wenig Aufwand Deine Finanzen in den Griff zu bekommen, sodass Du deutlich ruhiger schlafen kannst. Bisher sieht der konservative betriebswirtschaftliche Ansatz so aus: Umsatz – Kosten = Gewinn.

Profit First Cash Management dreht die „altehrwürdige“ Formel so um, sodass sie zu Deinen natürlichen Verhaltensmustern passt, statt ihnen zuwiderzulaufen:

Mit Profit First heißt Deine neue Formel:

Umsatz – Selbstständigen-Gehalt – Gewinn = Kosten

Durch diese minimale Veränderung erreichst Du einen völlig anderen Fokus und weißt: „Was Du im Auge behältst, das wird erledigt.“ Profit First ist ein Mehrkonten-Modell für Selbstständige, das Dir finanzielle Sicherheit gibt. Statt mit einem Konto für alles zu arbeiten, nutzt Du mehrere Unterkonten, die einem bestimmten Zweck dienen, z.B. der Steuerrücklage.

Die wichtigste Zahl für Selbstständige ist die finanzielle Reichweite! Sie ähnelt der Liquidität, nur wird die Reichweite in Tagen, Wochen oder Monaten gemessen.

Die Frage, die dahinter steht, lautet: „Wenn morgen Deine Umsätze auf 0 zurückgingen, wie lange würde Dein Unternehmen überleben?“

Du kannst eine ganze Weile ohne Gewinn auskommen, wenn Dein Umsatz Deine Kosten deckt, aber wenn die Reichweite 0 Tage beträgt und Dir die Luft ausgeht, dann ist der Traum des eigenen Unternehmens ausgeträumt. Egal, wie hoch Dein Umsatz ist.

Um ein gesundes Unternehmen zu haben, empfiehlt es sich, möglichst auf einem separaten Konto eine Summe anzusparen (oder wenn Du das Geld schon hast, es dort anzulegen), die so hoch ist, dass Du mindestens 6 Monate ohne Umsatz Dein Unternehmen am Leben halten kannst. Wir haben alle gesehen, wie schnell es dazu kommen kann, dass wir plötzlich schließen mussten.

Die Rentabilität gehört zu den wichtigsten wirtschaftlichen Kennzahlen. Sie zeigt Dir auf, wie effizient mit dem bereitgestellten Kapital gewirtschaftet wird. Dabei wird der erzielte Gewinn immer mit dem eingesetzten Kapital ins Verhältnis gesetzt.

Durch die Berechnung der Rentabilität erfährst Du, wie gut Dein Unternehmen seine Investitionen nutzt, um Gewinne zu erzielen. Rentabilität wird oft in Prozent ausgedrückt und hilft, die finanzielle Leistung und die Wettbewerbsfähigkeit Deines Unternehmens zu bewerten. Es gibt verschiedene Formen der Rentabilität, darunter die Eigenkapitalrentabilität, die Gesamtkapitalrentabilität und die Umsatzrentabilität, die jeweils unterschiedliche Aspekte der Unternehmensleistung beleuchten.

Die Hauptformel lautet:

    Gewinn

___________________________________ x 100

Eigenkapital od. Umsatzerlöse

Der ROI ist eine Kennzahl zur Messung der Rentabilität einer Investition. Er zeigt, wie viel Gewinn oder Verlust im Verhältnis zum investierten Kapital erzielt wurde. Der ROI wird oft als Prozentsatz dargestellt und hilft, Investitionen zu bewerten und ihre Effizienz zu vergleichen. Die Formel lautet:
ROI = (Gewinn / Investitionskosten) x 100

Ein positiver ROI zeigt, dass die Investition profitabel war, während ein negativer ROI auf einen Verlust hinweist.

Der Rohertrag, ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die auch unter dem Begriff „Bruttomarge“ bekannt ist. Er ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Verkaufspreis einer Ware und ihrem Materialeinsatz.

Bei der Produktion von Waren und Artikeln werden Kosten für eingekaufte und eingesetzte Waren und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe berücksichtigt. Um den Rohertrag zu berechnen, wird der Herstellungspreis vom Verkaufspreis abgezogen. Das, was übrig bleibt, ist der Rohertrag, der jedoch nicht mit dem Gewinn gleichzusetzen ist. Das deutet schon der Name „Rohertrag“ an. Denn im nächsten Schritt müssen von ihm viele weitere Kosten, die durch das Anbieten der Ware entstehen, abgezogen werden. Erst wenn diese Ausgaben abgezogen sind, sagt der dann erhaltene Betrag etwas über den Umsatz aus.

Der Rohertrag ist wichtig für die Ermittlung des Deckungsbeitrags und findet sich in der betriebswirtschaftlichen Auswertung wieder.

Rücklagen zu bilden, heißt im Prinzip nichts anderes, als dafür zu sorgen, dass es finanzielle Reserven des (Eigen-)Kapitals gibt. Sprich: Du legst einen Teil Deines Gewinns zurück, damit Du bei Bedarf auf Reserven zurückgreifen kannst. Wenn Selbstständige Rücklagen bilden, ist damit beispielsweise das Ansparen von Geld auf einem Geschäftskonto, auf Unterkonten oder Tagesgeldkonten gemeint.

Mit Rücklagen schaffst Du Dir ein solides finanzielles Fundament, das Dir Wachstum erlaubt und Dich nachts ruhig schlafen lässt.

Rücklagen sind dabei für verschiedene Zwecke gedacht: Einerseits geht es darum, dann liquide zu sein, wenn zeitverzögert Ausgaben auf Dich zukommen, wie zum Beispiel die Steuern. Oder auch solchen Ausgaben entspannt entgegenzublicken, die unregelmäßig oder erst in der Zukunft anfallen.

Andererseits lassen sich Rücklagen verwenden, um größere Investitionen zu tätigen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Rückstellungen sind ungewisse Verbindlichkeiten oder Posten, die in Deinem Unternehmen (sofern Du bilanzierst!!!!) nach dem Bilanzstichtag zu einer Gewinnminderung führen können (Verbindlichkeitsrückstellungen). Rückstellungen sind also noch zu erwartende, in der Höhe unbestimmte Ausgaben oder mit in anderen Worten, sie sind Schulden bzw. Fremdkapital. Ihr Hauptmerkmal ist, dass sie zum Zeitpunkt des Eintrags in die Bilanz noch nicht sicher sind.

Als Skonto bezeichnet man den Rabatt bzw. einen Preisnachlass, den Dir Dein Lieferant einer Ware für die schnelle Bezahlung der Rechnung gewährt. Oder Du räumst Deinen Kund:innen einen solchen Preisnachlass ein, wenn sie Dir die Rechnung innerhalb einer kurzen Frist zahlen.

Dazu werden bestimmte Fristen vor dem eigentlichen Zahlungsziel vereinbart, nach denen sich die Skonto-Höhe richtet.

Zahlst Du (oder Deine Kundschaft) die Ware innerhalb dieser Frist, kann der betreffende Skontosatz vom Rechnungsbetrag abgezogen werden. In der Regel wird der Skontosatz in Prozent angegeben. Werden mehrere Preisnachlässe angeboten, spricht man von Skonti.

Allgemein betrachtet ist ein Skonto oder mehrere Skonti ein Anreiz für Kunden (egal, ob Du Käufer oder Verkäuferin bist), eine Rechnung schnellstmöglich zu begleichen.

Tilgung bedeutet nichts anderes als Rückzahlung, um eine Schuld wieder auszugleichen. Du leihst Dir Geld bei einer Bank (oder einem anderen Kapitalgeber), und die aufgenommene Schuld musst Du dann im Laufe einer vorher festgelegten Zeit tilgen, sprich: zurückzahlen.

Anders gesagt sind Tilgungen regelmäßige Rückzahlungen einer Schuld in Form von Teilbeträgen. Sie sind also Bestandteil jeder Finanzierung, die in Raten zurückgezahlt wird. Auf den Zweck der Finanzierung kommt es dabei nicht an – Tilgungen findest Du bei allen Darlehen mit mittel- oder langfristigen Laufzeiten.

Das Gesamtvermögen eines Unternehmens setzt sich aus Umlaufvermögen und Anlagevermögen zusammen. Das Umlaufvermögen ist der Vermögensteil, der nur kurzfristig im Unternehmen bleibt und entweder für den Verbrauch, Verkauf, für die Verarbeitung oder Rückzahlung verwendet wird. Es dient nicht dauerhaft dem Geschäftsbetrieb.

Als Umsatz (oft auch „Erlös“ genannt) bezeichnet man die Einnahmen eines Betriebs durch Waren, Produkte oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum, zum Beispiel innerhalb eines Geschäftsjahres.

Man könnte als Umsatzformel also sagen, dass

Umsatz = Absatzmenge x Preis

ist. Anhand dieser Formel kann sowohl der gesamte Umsatz als auch der einzelner Produkte errechnet werden. Den Umsatz benötigst Du als Ausgangsbasis für die Berechnung Deines Gewinns.

Die variablen Kosten ergeben gemeinsam mit den fixen Kosten die betriebswirtschaftlichen Gesamtkosten Deines Unternehmens. Wie der Name bereits verrät, sind diese Kosten variabel; sie verändern sich also durch bestimmte Einflüsse.

Variable Kosten werden auch veränderliche, bewegliche oder mengenabhängige Kosten genannt. Die variablen Kosten sind von einer Bezugsgröße wie der Produktionsmenge oder dem Beschäftigungsgrad abhängig.

Zu den variablen Kosten zählen insbesondere Waren und alle Stoffe, die Du benötigst, um Dein Produkt herzustellen oder Deine Dienstleistung zu erbringen. In der Kosmetikbranche sind das beispielsweise alle Produkte, die im Rahmen einer Behandlung verbraucht werden. Im Restaurant sind es z.B. die Lebensmittel, die gebraucht werden, um Speisen herzustellen.

Unter einer Verbindlichkeit versteht man in der Regel die Verpflichtung gegenüber Lieferanten. Meist besteht eine solche Verbindlichkeit in finanzieller Form, aber auch andere Leistungen sind möglich. Das Gegenteil der Verbindlichkeit ist die sogenannte Forderung.

Das wesentliche Merkmal der Verbindlichkeit ist, dass Du als Schuldner eine vereinbarte Gegenleistung zu einer schon vollzogenen Leistung Deiner Lieferanten, also des Gläubigers, bisher nicht erbracht hat.

Beispiel: Du bestellst Waren bei Deiner Lieferantin und zahlst die Rechnung erst 30 Tage nach Lieferung. Innerhalb dieser Zeit hast Du gegenüber Deiner Lieferantin eine Verbindlichkeit.

Andererseits besteht auch die Möglichkeit, dass Du gegenüber Deiner Kundschaft Verbindlichkeiten hast. Dies wird dann eher eine Leistung sein, die Du noch nicht erbracht hast, obwohl eine Vorauszahlung erfolgt ist.

Mit Wirtschaftlichkeit ist das Verhältnis von Aufwand und Ertrag in einem Unternehmen gemeint.

Wirtschaftlichkeit =
Ertrag
____________
Aufwand

Bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung zeigt das Ergebnis der Formel an, ob ein Unternehmen wirtschaftlich handelt oder nicht.

Ist das Ergebnis größer als 1, dann spricht man von Wirtschaftlichkeit.
Hier überwiegen die Erträge die Aufwendungen und das Unternehmen kann dadurch einen Gewinn generieren.

Ist das Ergebnis gleich 1, dann kann das Unternehmen seine Kosten exakt decken.

Ist das Ergebnis kleiner als 1, dann spricht man von Unwirtschaftlichkeit.
Hier sind die Aufwendungen eines Unternehmens höher als die erzielten Erträge. Es entsteht ein Verlust.

Je höher die Kennzahl ausfällt, desto wirtschaftlicher handelt das Unternehmen.

Auch nach der (erfolgreichen) Gründung Deines Unternehmens macht es Sinn, zum Ende eines Jahres Deine finanziellen und betriebswirtschaftlichen Ziele fürs Folgejahr festzulegen.

In den meisten Fällen wird es Dir darum gehen, dass Dein Unternehmen möglichst profitabel wird – die Gewinnmaximierung steht also im Vordergrund Deines unternehmerischen Handelns. Zu Beginn kann aber durchaus erst einmal die reine Kostendeckung wichtig sein.

Sinnvoll ist es, sich max. 1-3 Ziele betriebswirtschaftliche Ziele zu überlegen, z.B. Umsatzwachstum, Rohertrag steigern, Kosten reduzieren.

Stell Dir vor, Du möchtest im nächsten Jahr Deinen Umsatz steigern, dann sollte Deine Zielplanung nach der SMART-Formel in etwa so aussehen:

Spezifisch: Ich werde eine zweite Umsatzsäule (neben Dienstleistungen) konsequent ausbauen.
Messbar: Ich werde meinen Umsatz im Produktverkauf um 20 % steigern.
Attraktiv: Ich habe neue Produkte in mein Portfolio aufgenommen, von denen ich selbst begeistert und überzeugt bin.
Realistisch: Ich habe bereits eine passende Marketingkampagne erarbeitet und meine Mitarbeitenden geschult.
Terminiert: Ich werde dies bis zum 31. Dezember dieses Jahres erreichen.

Deine Zielformulierung würde wie folgt lauten:

Ich werde meinen Umsatz im Produktverkauf in diesem Jahr durch geeignete Marketingmaßnahmen und meine Überzeugung der Wirksamkeit der Produkte, um 20 % steigern.