Was würdest Du ändern, wenn es Dein Unternehmen wäre?
Ups, es ist ja Dein Unternehmen … und wie lange schon hast Du Dein Institut, Deine Werkstatt, Deinen Laden, Dein Café/Restaurant oder Dein Büro nicht mehr wirklich kritisch betrachtet?
Mit kritisch meine ich
- mit den Augen Deiner Kund:innen. Wie sehen Dich Deine Kunden?
- Wie präsentierst Du Dich und Dein Unternehmen in der Öffentlichkeit (Schaufenster, Social-Media-Kanäle, Flyer…)
- Wie wirken Deine Räumlichkeiten?
- An welchen Ecken und Enden könntest Du Dich mit neuen, frischen Ideen präsentieren?
- Wo lassen sich Prozesse und Abläufe optimieren?
- Wo lassen sich ggf. neue Dienstleistungen und ein erweiterter Service anbieten?
- Was kann weg?
Wir reden hier über die „Blinde Flecken“ in Deinem Business. Das sind jene Stellen im Unternehmen, die leicht übersehen werden können oder bewusst übersehen werden, denn „das haben wir doch schon immer so gemacht“. Solche blinden Flecken können Dich auf Dauer sehr viel Geld kosten. In den meisten Betrieben, wo schwere Maschinen die Arbeit erleichtern sollen, gibt es viele Sicherheitsbestimmungen und Arbeitsanweisungen, damit derlei blinde Flecken nicht existieren. Doch im Büro, im Institut, im Laden, im Café ist das meistens nicht der Fall. Deshalb häufen sich hier die Vorkommnisse, deren Wirkung Du erst mitbekommst, wenn es für Dein Unternehmen bereits zu spät ist. Zu viel Chaos, unkontrollierte Abläufe, zu wenig Service, Kund:innen, die Dir verloren gehen oder Mitarbeiter:innen, die kündigen, können hier ein gutes Warnsignal für blinde Flecken sein.
Wenn Du diese Signale nicht wahrnimmst oder auch nur vorübergehend ignorierst, kann Dir das wirtschaftlich richtig wehtun oder schaden. Also weite Deinen Blick, schau genau hin, am besten in jede Ecke, frag Deine Kund:innen und binde Deine Mitarbeiter:innen ein.
Wenn Du Dein eigenes Unternehmen mit anderen Augen sehen möchtest, gibt es verschiedene Ansätze, die Dir dabei helfen können. Hier meine Anregungen für Dich:
1. Verschaffe Dir einen Überblick
Was läuft gut und was nicht? Nimm Warnsignale ernst und hinterfrage alle Prozesse in Deinem Unternehmen. Welche alltäglichen Abläufe machen von Tag zu Tag Probleme? Nimm Beschwerden und Hinweise Deiner Mitarbeiter:innen sehr ernst und reagiere zeitnah auf diese. Sprich regelmäßig mit allen Beteiligten und notiere Dir deren häufig aufkommende Probleme und Fehler.
Ein ganz wichtiger Punkt hierbei: Bleibe immer wertfrei! Sehr beeindruckt hat mich das Buch „The Lean Deal“ von Michael Althoff. Er führt sein Unternehmen nach der Maxime: „Beschuldige nie den Menschen, sondern immer nur den Prozess!“
Schief laufende Prozesse sind in der Regel nie die Schuld einzelner Mitarbeiter, sondern vielmehr ganzheitliche Probleme, welche auch ganzheitlich betrachtet und angegangen werden müssen.
Michael Althoff (https///www.michael-althoff.com/de/) zeigt in seinem Buch sehr praxisnah auf, das LEAN-THINKING keine weitere Modeerscheinung ist, vor der Du Angst haben solltest. Ganz im Gegenteil – er sieht sich selbst als den lebenden Beweis dafür, wie absolut erstrebenswert es ist, sich diese Erkenntnisse zu eigen zu machen. Ein echtes Erlebnis ist es, an seiner täglichen Morgenrunde mit den Mitarbeitenden teilzunehmen 🙂
2. Versetze Dich in die Lage Deiner Kund:innen
Versuche, Deine Produkte oder Dienstleistungen aus der Sicht Deiner Kund:innen zu betrachten. Identifiziere potenzielle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten. Frage Dich, wie Du das Leben Deiner Kunden und Kundinnen oder deren Geschäftsprozesse verbessern kannst. Was ist das größte Problem Deiner Kund:innen, für das Du die passgenaue Lösung hast? Dies kann Dir helfen, neue Lösungen zu entwickeln oder bestehende Angebote zu optimieren. Es geht darum, dass Du Motive und Werte Deiner Kund:innen erkennst, um Dein Angebot/Deine Dienstleistung genau auf deren Bedarf zuzuschneiden. Also nimm doch mal auf dem Besucherstuhl Platz, den Du normalerweise für Deine Kund:innen reserviert hast und stelle Dir in Deiner Rolle als Kund:in folgende hilfreiche Fragen:
- Was erwarte ich (der/die Kundin) von ……..
- Was ist mir besonders wichtig?
- Worauf lege ich besonderen Wert?
- Was möchte ich auf keinen Fall?
- Worauf möchte ich nicht verzichten?
- Was bevorzuge ich?
- Was ist mir an xy (Angebot/Dienstleistung) besonders wichtig?
- Wozu möchte ich das?
- Was bringt mir das?
- Welches meiner Probleme löst das Angebot/die Dienstleistung?
- Was ist die Folge davon, wenn dieses Problem für mich gelöst ist?
Ich weiß, dass dies keine ganz einfache Aufgabe ist, die ich Dir hier mit auf den Weg gebe. Deshalb ist es aus meiner Sicht so wichtig, dass Du Dich ganz bewusst auf den Besucherstuhl setzt, um die Perspektive zu wechseln. Du bist in anderen Branchen selbst Kund:in und stellst Dir als solche dort genau diese Fragen (vielleicht auch nur unbewusst :-)). Wenn Dir diese Aufgabe zu schwierig erscheint hast, Du natürlich auch noch die Möglichkeit, einige ausgewählte Kund:innen direkt zu befragen. Mit deren wertvollen Antworten, machst Du Deine blinden Flecken sofort sichtbar.
Und wenn Du ganz mutig und gut vernetzt bist
Bitte um Feedback von externen Personen wie Geschäftspartner:innen, Branchenexpert:innen oder von Mitbewerber:innen. Sie können neue Einsichten und Blickwinkel bieten, die Du möglicherweise nicht berücksichtigt hast. In einigen Branchenverbänden ist es durchaus üblich, dass Kolleg/innen aus anderen Betrieben eine Besichtigung machen und ihre Ideen und Kritikpunkte offen teilen (im Sinne einer kollegialen Beratung). Diese Herangehensweise braucht sehr viel Offenheit, Vertrauen und Kritikfähigkeit, bietet auf der anderen Seite jedoch ein enormes Potenzial, das Du Dir zunutze machen kannst.
Rollentausch: Wie sieht der/die Kund/in Dich, Deine Firma, Laden, Institut, …?
3. Beziehe Deine Mitarbeiter:innen mit ein
Sprich mit Deinen Mitarbeitenden und ermutige sie, ihre Ideen und Perspektiven zu teilen. Die Menschen, die täglich im Unternehmen arbeiten, haben oft wertvolle Einsichten und können Dir helfen, Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden können.
Gehe noch einen Schritt weiter und bitte Deine Mitarbeiter:innen (falls Du Solo-Selbständig bist, frage Deine Familie oder Deine Freunde) sich Zeit zu nehmen und sich vorzustellen, es wäre ihr eigenes Unternehmen. Was würden sie alles (ver-)ändern? Wichtig ist an dieser Stelle, dass Du ihre Ideen wertschätzt, statt sie in der Schublade verschwinden zu lassen, wenn sie Dir zu unbequem sind. Berate gemeinsam mit Deinem Team, welche Vorschläge sich leicht und kurzfristig umsetzen lassen, welche mittelfristig eine Option sind und welche ggf. so nicht umsetzbar sind. Deine Offenheit an dieser Stelle ist entscheidend für den Erfolg und die Motivation, die Du Deinem Team damit geben kannst.
Lege Wissensprofile an
Verschaffe Dir einen Überblick über das Wissen und die Kenntnisstände Deiner Mitarbeiter/innen. Denn damit Prozesse reibungslos funktionieren ist es entscheidend, dass auch jeder nach Möglichkeit genau da eingesetzt wird, wo seine/ihre Stärken liegen und wo er/sie am besten ist. Dies ist in vielen Unternehmen eines der zentralen Probleme.
Ermögliche Fortbildungen
Wenn Du die Wissensprofile erstellt und mit Deinen Mitarbeiter/innen besprochen hast, erkennst Du schnell, wo es hakt und wo Verbesserungen durch Fortbildung geschaffen werden müssen.
Sieh diese Fortbildungen nicht als Belohnung Deiner Mitarbeiter/innen, sondern vielmehr als eine lohnende Investition in Dein Unternehmen. Denn wenn alle Mitarbeiter/innen genau da in die Prozesse eingebunden werden, wo es Sinn macht, eliminieren sich blinde Flecke meist ganz von allein. Du wirst schnell feststellen, wie die Arbeitskraft und Moral steigt, wenn alle Mitarbeiter/innen ihrem Wissens- und Kenntnisstand entsprechend eingesetzt werden.
4. Vergleiche Dich mit Mitbewerber:innen mittels Benchmarking
Analysiere erfolgreiche Unternehmen in Deiner Branche, um Best Practices und neue Ansätze zu entdecken. Betrachte, was Deine Mitbewerber:innen anders machen und wie Du diese Erkenntnisse auf Dein eigenes Unternehmen anwenden kannst.
Benchmarking ist ein Management-Tool, mit dem Dein Unternehmen die eigene Wettbewerbsfähigkeit verbessern kann. Benchmarking kann auch für Dich als Inhaber:in eines kleinen Unternehmens äußerst wertvoll sein, da es Dir ermöglicht, Deine Leistung mit anderen ähnlichen Unternehmen oder der Branche insgesamt zu vergleichen. Auf diese Weise kannst Du Deine Stärken und Schwächen identifizieren und mögliche Verbesserungen erkennen.
Das wichtigste Ziel ist also die Identifikation und Umsetzung von Verbesserungsmöglichkeiten im eigenen Unternehmen.
- Wo kann gespart werden?
- Gibt es Verbesserungspotential in bestimmten Bereichen?
- Können Einsparpotenziale identifiziert werden?
- Sind Effizienzsteigerungen und damit Wirtschaftlichkeitsgewinne möglich?
- Führen Optimierungen zu einer verbesserten Wirtschaftlichkeit?
Hier sind einige Schritte, wie Du Benchmarking für Dein kleines Unternehmen nutzen kannst:
- Definiere klare Ziele und Kennzahlen, die Du benchmarken möchtest. Das könnten beispielsweise Umsatz, Gewinnmarge, Kundenzufriedenheit, Produktivität oder Lieferzeiten sein.
- Identifiziere Unternehmen, die ähnliche Produkte oder Dienstleistungen anbieten und in ähnlichen Märkten agieren. Dies könnten Wettbewerber in Deiner Region oder sogar Unternehmen mit ähnlichen Geschäftsmodellen in anderen Teilen der Welt sein.
- Sammle Daten zu den ausgewählten Kennzahlen sowohl für Dein Unternehmen als auch für die Vergleichsgruppen. Dies kann durch öffentliche Daten, Branchenberichte, Umfragen oder direkte Anfragen an andere Unternehmen erfolgen (wobei die letztere Option möglicherweise schwieriger ist).
- Vergleiche Deine Leistung mit den Ergebnissen der Vergleichsgruppen. Identifiziere Bereiche, in denen Du besser abschneidest, aber auch solche, in denen Du hinterherhinkst.
- Identifiziere Verbesserungspotenziale: Analysiere die Unterschiede zwischen Deinem Unternehmen und den Besten der Vergleichsgruppen. Finde heraus, was diese Unternehmen anders machen, um ihre Leistung zu steigern, und suche nach Potenzialen für Verbesserungen in Deinem eigenen Betrieb.
5. Und last but not least: Ziehe Expert:innen hinzu
Wenn Du das Budget hast, kannst Du auch externe Berater:innen oder Expert:innen engagieren, die Dir bei der Neuaufstellung Deines Unternehmens helfen können. Ein unabhängiger Blick von außen kann wertvolle Einsichten bringen.
Damit Du Dir als Selbständige/r oder Inhaber/in eines kleinen Unternehmens aus Dienstleistung, Handel, Handwerk oder anderen Branchen externe Berater:innen zur Seite holen kannst, hat die BAFA das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ bis Ende 2026 verlängert.
Das Programm fördert die Beratung von KMU in Deutschland. Diese können sich durch qualifizierte und BAFA-registrierte Beraterinnen und Beratern zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung beraten lassen. Die entstehenden Kosten werden durch einen nicht rückzahlbaren Zuschuss durch das Förderprogramm reduziert. Die Förderquoten betragen 50 %, in Trier, Lüneburg und Teilen der neuen Bundesländer bis zu 80 %. Weitere Infos dazu findest Du hier.
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